wat is een office manager
Een office manager houdt zich bezig met het organiseren van administratieve taken om alles het kantoor van een onderneming in goede banen te leiden. Belangrijk hierbij is dat je eerst de nodige leidinggevende vaardigheden ontwikkelt, zodat je een team kunt motiveren en de teamleden kunt doen samenwerken. Je pakt spanningen en problemen tussen werknemers aan. Daarbij werf je personeel aan en ontsla je werknemers als dat nodig is.
Jouw takenpakket hangt vooral af van de grootte van het bedrijf. Bij een kleine onderneming ben je zelf verantwoordelijk voor de meeste zaken, maar in een groter bedrijf houd je vooral toezicht op een team, dat de belangrijkste taken uitvoert. In dat geval moet je je teamleden goed kunnen motiveren en aansporen om productief te werken.
Tijd is geld en dat geldt voor elk bedrijf. De vraag naar office managers is dan ook sterk toegenomen de laatste jaren. De office manager helpt bedrijfsleiders vooral bij het halen van deadlines, maar hij of zij ontvangt ook klanten die bijvoorbeeld de bouwwerf van een project bezoeken. Als het gaat om een grotere onderneming, zal de office manager klanten helpen met vragen en problemen.
bekijk alle jobshet loon van een office manager
Hoeveel verdient een office manager in België? In de meeste gevallen ligt het bruto maandloon tussen de €2.195 en €4.522. Als beginner kan je je verwachten aan een maandloon tot maximaal €2.860. Houd er rekening mee dat je met een aantal jaren ervaring als office manager al snel een stukje meer verdient. Zo ligt het maandloon van iemand die al vijf jaar ervaring heeft tussen de €2.548 en €3.304 bruto per maand.
soorten office managers
Elk bedrijf heeft behoefte aan een goede teamleider en dat betekent dat je als office manager heel wat mogelijkheden hebt in eender welke sector. In de meeste gevallen loopt het takenpakket gelijk, maar er zijn wel een aantal verschillende specialisaties te onderscheiden:
- juridisch office manager: deze specialist is verantwoordelijk voor het beheren van een advocatenkantoor en de werknemers van het juridisch team.
- zakelijk office manager: als zakelijk office manager sta je in voor elk segment van een bedrijf of onderneming.
- medisch office manager: deze office manager houdt zich bezig met het organiseren van teams in een klinische omgeving, zoals een ziekenhuis, en behandelt problemen gerelateerd aan dat ziekenhuis.
- virtual office manager: als virtual office manager werk je meestal vanop afstand samen met verschillende bedrijven. In dit geval zijn thuiswerk en digitaal advies veelvoorkomend.
werken als office manager
Geen enkele onderneming is hetzelfde, dus je takenpakket als office manager varieert naargelang het bedrijf waarvoor je werkt. In het geval van een kleine organisatie houd je je waarschijnlijk bezig met de klantendienst en HR. Wil je meer weten over het takenpakket, uurrooster en de werkomgeving van de office manager? Lees dan snel verder.
-
functieomschrijving office manager
Hieronder de belangrijkste verantwoordelijkheden van de office manager:
- plannen: als office manager zorg je ervoor dat alles op kantoor van een leien dakje loopt. Je legt voor elk teamlid een takenpakket vast, zodat je gezamenlijk het vooropgestelde doel bereikt. Na het bepalen van dat doel ontwikkel je eerst een strategie.
- personeelsbeheer: ook het beheer van personeel hoort op het lijstje thuis. De office manager werkt samen met HR bij het ontwikkelen en uitdelen van promoties, betalingen, personeelswerving en ontslag. Vaak is deze specialist in een kleiner bedrijf zelf verantwoordelijk voor het aanwerven van personeel.
- medewerkers motiveren: je leidt het team (op) om doelen te bereiken en motiveert je collega’s, zodat ze beter presteren. Je gebruikt zowel externe als interne motivatie en incentives om de productiviteit te optimaliseren.
- communicatie: goede communicatie is essentieel voor de office manager. Je hanteert duidelijke taal bij de omgang met je collega’s en informeert ze over hun takenpakket. Daarbij kan je ook goed communiceren met de bedrijfsleider(s) van de onderneming waarvoor je werkt, zodat je weet welke strategie je moet gebruiken.
- (financiële) middelen verantwoord gebruiken: als office manager plan je het gebruik van financiële en andere hulpmiddelen in, zodat je de vooropgestelde doelen bereikt.
- samenwerken met het IT-team: tegenwoordig werkt de office manager altijd met technologische hulpmiddelen, in bijna eender welke sector. Je moet dus moeiteloos gebruik kunnen maken van software, spreadsheets, e-mailfuncties en databases. In de meeste gevallen is een basis IT-opleiding vereist om aan de slag te kunnen als office manager, bijvoorbeeld wanneer je videoconferenties houdt. Daarbij laat je je ook helpen door het IT-team bij technische problemen.
- rapporten opstellen en bijhouden: financiële rapporten zijn essentieel voor elke onderneming en de office manager houdt zich ook daarmee bezig. Je beheert de uitgaven van het kantoor en zorgt ervoor dat elke euro bijdraagt aan het succes van het bedrijf.
- klachten behandelen: het kan altijd gebeuren dat een klant een probleem ondervindt met een product of de service van de onderneming. Als office manager ben je het centrale aanspreekpunt voor ontevreden consumenten. Je compenseert eventuele schade als dat nodig is, maar je houdt je ook bezig met klachten van arbeiders in verband met overwerk en andere problemen.
-
werkomgeving
Een office manager brengt het grootste deel van de tijd door in een kantoor, waarvan de omvang vooral afhangt van de werkgever. Meestal beschikt deze specialist over een eigen kantoorruimte, maar in sommige gevallen deel je die ruimte met andere bedrijven. Thuiswerk of werk op afstand komt steeds vaker voor bij de office manager, maar vaak moet je toch ook op locatie aan de slag.
-
wie zijn je collega's?
De office manager werkt samen met onder andere:
- customer service medewerkers
- team managers
- financiële managers
- boekhouders
- functionele analisten
Je werkt ook samen met commerciële managers, logistieke managers, administratieve medewerkers en meer, afhankelijk van de sector.
-
uurrooster office manager
Een office manager werkt doorgaans 35 tot 40 uur per week, maar overwerk is zeker mogelijk. Dit is bijvoorbeeld het geval als je deadlines moet halen of deelneemt aan belangrijke meetings. Tijdens de week werk je meestal overdag. Sommige bedrijven zijn langer open en in dat geval blijf je ook vaak ’s avonds, tijdens feestdagen en in het weekend op kantoor. In de meeste gevallen krijg je wel een extra vergoeding bovenop je maandloon voor eventuele overuren.
-
doorgroeimogelijkheden als office manager
De office manager komt in contact met verschillende takken van een bedrijf en kan zo heel wat nieuwe vaardigheden bijleren. Doorgroeien voelt daarom voor veel office managers als een logische keuze. Als je bijvoorbeeld eerst aan de slag bent in een kleine onderneming, kan je na een aantal jaren overschakelen naar een groter, internationaal bedrijf.
Als office manager ben je de hele dag door bezig met bedrijfsbeheer, dus waarom start je niet als zelfstandige? Je kan ook kiezen voor een uitgebreider takenpakket in je huidige job. Doorgroeien als office manager brengt trouwens financiële voordelen met zich mee. Hoe meer ervaring je immers hebt, hoe hoger je loon.
-
voordelen van werken voor randstad als office manager
Werken via Randstad biedt je een waaier aan voordelen:
- wekelijks uitbetaald worden
- flexibiliteit
- altijd een contactpersoon waar je op terug kunt vallen en aan wie je hulp kunt vragen
- veel opleidingsmogelijkheden
- een aanbod van jobs bij jou in de buurt
opleidingen en vaardigheden
Universiteiten, hogescholen en andere instanties zoals het CVA (Centrum voor Afstandsonderwijs) bieden heel wat opleidingen tot office manager. In veel gevallen gaat het om een eenjarige opleiding, maar aan de universiteit of hogeschool duurt zo’n traject doorgaans langer.
Voor zij die via Syntra willen studeren, zijn er ook verschillende opties.
competenties en eigenschappen van office managers
De office manager zorgt er in de eerste plaats voor dat het kantoorwerk en de administratie van een onderneming goed verlopen. Je werkt samen met verschillende bedrijfstakken, dus het is van groot belang dat je over de nodige vaardigheden beschikt:
- onderhandelen en communiceren
- kennis over IT en schrijfvaardigheden
- oog voor detail
- de juiste taken kunnen prioriteren
- werken onder druk
- in team werken en kunnen motiveren
- flexibiliteit
- leidinggevende eigenschappen
Beschik je over deze eigenschappen en talenten? Dan ben je alvast goed op weg om een succesvolle office manager te worden!
FAQ
Hier vind je een antwoord op de meestgestelde vragen over office managers:
-
wat wordt er verwacht van een office manager?
De office manager neemt alle kantoortaken op zich, van personeelsbeheer tot zakelijke correspondentie en het opstellen van rapporten. Ook zorgt deze specialist ervoor dat (financiële) hulpmiddelen verantwoord worden gebruikt en leidt hij of zij een team van kantoormedewerkers.
-
wat is het verschil tussen een office management assistant en een office manager?
De office manager staat aan het hoofd van een kantoorteam of directieteam, terwijl de office management assistant de belangrijkste ondersteunende persoon is voor de office manager. De office manager staat dus boven de office management assistant.
-
hoeveel verdient een office manager per jaar?
Als office manager verdien je tussen de €2.195 bruto en €4.522 per maand, afhankelijk van je werkervaring en de sector. In een aanvangspositie ligt het bruto maandloon meestal niet hoger dan €2.860 per maand, maar na vijf jaar ervaring kan dat stijgen tot €3.304 per maand.
-
hoe word je precies office manager in België?
Office manager worden in België, dat kan via een opleiding aan de hogeschool (zoals HoWest) of de universiteit, maar er zijn ook andere officiële instanties die studietrajecten aanbieden. Denk maar aan ActaManagement, het CVA, dat vooral geschikt is voor volwassenen die al een job hebben en Syntra.
-
wat zijn de typische eigenschappen van een office manager?
De office manager kan goed organiseren en motiveren, heeft basiskennis van IT en presteert goed onder druk. Flexibiliteit, oog voor detail en leidinggevende eigenschappen dragen ook bij aan een succesvolle office manager.
-
hoe vind ik een job als office manager?
Een job vinden als office manager? Maak een Randstad profiel aan en doorzoek onze office manager jobs. Gevonden wat je zocht? Stuur ons dan jouw cv. Zijn er momenteel geen passende vacatures beschikbaar? Laat jouw gegevens achter en onze job alert geeft je een seintje zodra een werkgever een job als office manager online zet.
